Sportwarte/Trainer & Reisekosten

Neue Reisekostenrichtlinie seit Oktober 2024

Abrechnung nach ADAC NSA Reisekostenrichtlinie

• Kilometerpauschale: 0,45 € pro Kilometer
• Tagespauschale bei Einsätzen ab 6 Stunden: 60 €
• Tagespauschale für An- und Abreisetage: 30 €

Veranstaltungstage sind alle Tage, an denen laut Zeitplan Rennen/Lehrgänge/Fortbildungen stattfinden (in der Regel bei 2-Tagesveranstaltungen Samstag und Sonntag)

Anreisetag ist in der Regel der Freitag vor einer Wochenendveranstaltung – auch wenn dort die technische Abnahme oder Dokumentenprüfung stattfinden.

Allgemeine Hinweise

Ab sofort stehen zwei Varianten zur Reisekostenabrechnung zur Verfügung:

• Abrechnung nach gesetzlicher Grundlage
• Abrechnung nach ADAC NSA Reisekostenrichtlinie (mit höheren Pauschalen; siehe oben)

Sie können selbst entscheiden, welche Variante Sie nutzen möchten.
Wichtig: Der „Antrag auf Kostenübernahme“ ist in jedem Fall zwingend erforderlich.

Ablauf der Reisekostenabrechnung

Vor der Veranstaltung

1. Antrag auf Kostenübernahme mindestens 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn ausfüllen
2. (vorläufigen) Zeitplan oder Anmeldebestätigung bei Lehrgängen/Fortbildungen/Fachtagungen anfügen
3. Antrag per Mail an motorsport @ nsa.adac.de oder touristik @ nsa.adac.de senden
4. Auch bei Online-Fortbildungen mit Lizenzgebühren ist ein Antrag erforderlich

Nach der Veranstaltung

1. Passendes Abrechnungsformular ausfüllen (nach gewählter Variante). Achten Sie hierbei unbedingt auf die gängigen Zeit und Datumsformate!
2. Spätestens 4 Wochen nach dem Einsatz per PDF senden an: rechnung @ nsa.adac.de
3. Alle Belege (z. B. Hotel, Lizenzen, Rechnungsbelege) zusammen mit dem ausgefüllten Formular als eine PDF-Datei einreichen

Wichtige Zusatzinformationen

• Es wird keine Unterschrift auf dem Formular benötigt
• Vom Regionalclub eingesetzte, fest entsendete Koordinatoren und Serienverantwortliche stellen einmalig einen Antrag mit den jeweilig geplanten Reiseterminen (gültig dementsprechend für sämtliche Termine in dem Jahr)
• Hotelrechnungen werden nur bis 100 € pro Nacht, abzgl. Frühstück erstattet
• Sämtliche Belege, welche zum Einsatz gehören (z. B. Hotelrechnung, Lizenzgebühren, etc.), fügen Sie bitte als eine PDF-Datei mit dem Reisekostenformular zusammen.
• ADAC NSA Richtlinie:
  • Bei Abrechnung werden nur Datumsangaben eingetragen (keine Uhrzeiten); Sollten Uhrzeiten benötigt werden, ist dies in dem Fall der gesetzlichen Abrechnungsvorlage auf dem Formular deutlich erwähnt.
  • Mahlzeiten sind in den Pauschalen enthalten, kein gesonderter Abzug
  • Steuer-ID muss im Formular angegeben werden
• Sonstige Kosten, die ggf. anfallen (z. B. Parkgebühren) im Antrag auf Kostenübernahme aufführen
• TK-Sticker werden nicht erstattet, können aber bei Bedarf angefordert werden
• (Motoren-) Plomben und sonstige Kennzeichnungen sind nicht erstattungsfähig
• Bei Online-Veranstaltungen:
  • Keine Angabe von An- oder Abreisedaten
  • Keine Tagespauschalen
  • Nur Veranstaltungsbeginn und -ende eintragen
• Erstattungsfähige Einsätze bei Ortsclub-Veranstaltungen des ADAC Niedersachsen/Sachsen-Anhalt sind Anwärtereinsätze sowie die folgenden Positionen:

Fortbildungen

Damit eine Fortbildung erstattet werden kann, müssen gemäß unserer Reisekosten-Richtlinie  mindestens zwei Einsätze pro Kalenderjahr für den ADAC NSA bzw. seine Ortsclubs nachgewiesen werden.

Diese Einsätze sind im Antrag auf Kostenübernahme im Feld „Weitere Informationen“ einzutragen. Sollten diese Einsätze nicht geleistet worden sein, wird die nächste Fortbildung nicht übernommen.

Bei Abrechnungen von DMSB/DOSB-Lizenzgebühren setzen wir voraus, dass der Veröffentlichung der Daten im Bereich Sportwarte/Trainer auf unserer Homepage zugestimmt wird. 

Fristen und Konsequenzen bei Nichteinhaltung

• Ein Antrag auf Kostenübernahme ist verpflichtend und muss mindestens 7 Tage vollständig vor Veranstaltungsbeginn gestellt werden
• Abrechnungen müssen innerhalb von 4 Wochen vollständig nach dem Einsatz/Fortbildung/Lehrgang/Fachtagung eingereicht werden
• Zu spät oder gar nicht eingereichte Anträge führen dazu, dass keine Erstattung erfolgen kann
• Eine nachträgliche Abrechnung von verauslagten Kosten durch den veranstaltenden Ortsclub ist nicht möglich

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das Team Motorsport, Ortsclubs & Touristik